Tous ce qu'il faut savoir sur une facture proforma

Une facture proforma est un accord entre un client et un fournisseur, qui concerne les détails des produits et services à fournir (prix, quantité) dans une opération de vente ou d'achat.

Dans la gestion de votre une entreprise, vous serez amenez à faire une commande comme import/export de vos produits et services. la premiere chose a faire est de commencer à demander les bonnes procédure et les bonnes questions pour savoir les démarches !

Et parmi ces questions on entend souvent:

Qu'est-ce qu'une facture pro forma? doit-je régler la proforma pour procéder à la commande? quels sont les termes de paiement et livraison?

Nous aborderons tout cela dans cet article.

Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

On entend par une facture proforma un devis initial envoyé par un fournisseur à un client pour détailler les prix, les conditions de paiements, de vente, de livraison, les frais d'achat et toute autre information importante dans la commande.

Une facture pro forma permet au client et fournisseur d'avoir un accord sur les biens demandés, avec quel cout, et quel délai de livraison et modalité de paiement. Aussi, une facture pro forma est partagé avec le client pour lui solliciter le paiement avant la livraison des biens ou services.

Comment créer une facture proforma ? 📝

Pour créer une facture pro forma on suit les même étapes pour créer tout autre document business comme devis, bon de livraison, ou même facture par un logiciel de facturation. Cela peut se produire manuellement d'ans n'importe quel logiciel comme Excel ou Word, ou Google docs ou à l'aide d'un modele de facturation existant.

Un logiciel de facturation peut rendre la création et l'envoi de factures pro forma encore plus faciles et fiable. Ces systèmes souvent offrent des fonctionnalités supplémentaires, comme la conversion, le suivi, l'automatisation de certaines tâches, la gestion des paiements etc. ce qui peut vous faire gagner du temps et améliorer votre efficacité.

Différence entre facture proforma et facture

On confond souvent une facture pro forma avec une facture, mais elles sont différentes de plusieurs manières:

Facture Pro forma :

• C'est un devis pour l'estimation des coûts avant la réalisation du paiement. Elle comprend des détails de l'achat à venir, y compris les coûts, les termes de la vente, les conditions de livraison, et les frais d'achat.
• N'a aucune valeur juridique comptable ou fiscale. Elle ne peut pas être utilisée pour enregistrer une transaction dans la comptabilité.
• Utilisée comme devis d'accord préalable entre le vendeur et l'acheteur, sert aussi dans les formalités douanières, les négociations de conditions de paiement.
• Émise avant la livraison des biens ou services.
• Contient des estimations, les montants indiqués peuvent modifies avant l'émission de la facture finale.

Facture :

• Document officiel émis après la fourniture des biens ou services. Elle justifie la demande d'un paiement pour les produits ou services déjà livrés ou fournis.
• Une facture est un document légal et comptable. Elle est utilisée pour enregistrer une vente dans le livre comptable et peut être soumise dans les rapports financiers et fiscaux
• Émise après la livraison des biens ou services, pour le réglement de la facture.
• Contient des montants définitifs basés sur les biens ou services réellement fournis et sujet à des taxs due.

Quels champs à inclure dans une facture proforma?

Pour réussir la création d'une facture pro forma claire, détaillée et utile pour l'acheteur comme pour le vendeur, inclure ces champs:

• En-tête : Titre du document : Facture Pro Forma.
• Logo/Charte graphique de votre entreprise (facultatif).
• Inclure les information de votre entreprise (Emetteur): Nom, adresse de l'entreprise. numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de TVA ou d'identification fiscale (si applicable).
• Inclure les information du client (Destinataire): Nom d'entreprise, adresse de livraison, email, telephone.
• Numéro de facture: Ex. Proforma-06124.
• Date de validité.

Produits et services

• Liste détaille des produits et services avec: Quantité de chaque produit ou service, prix unitaire de chaque article, total pour chaque article
• Sou-total avant tax.
• Taxes applicable.
• Montant total à payer.

Conditions de paiement

• Ex, 100% à la livraison de la commande
• Mode de paiement (virement bancaire, carte de crédit, etc.).
• Délais de paiement.

D'autres termes et conditions

Note de livraison, frais de livraison, signature et cachet, etc

Facture proforma par Devinstock

Dans cet exemple, nous avons capturé un document de facture pro forma créé par Devinstock. Un document professionnel qui sert de lien de confiance entre vous et vos clients pour réussir vos transactions.

Facture proforma dans l'Import/Export

Imaginez que vous êtes une entreprise importatrice de produits électroniques auprès d'un fournisseur étranger qui souhaite acheter des composants.

Avant de finaliser la commande, votre entreprise importatrice demande une facture pro forma au fournisseur. Cette facture détaillera les coûts des composants, les frais de transport, les taxes douanières estimées et les conditions de paiement. Vous allez aussi utiliser la facture pro forma pour obtenir une autorisation après des douanes et pour programmer le financement de l'importation.

Facture proforma dans la fabrication

Une société de fabrication de fenêtres aluminium reçoit une demande pour fabrication sur mesure d'un hôtel en cours de rénovation.

Avant de commencer la production, la société de fabrication va créer une facture pro forma à l'hôtel. Cette facture inclut les coûts estimés de production, la main-d'œuvre, ainsi que les délais de livraison. L'hôtel utilise cette facture pro forma pour décider du budget du projet et accorder un paiement anticipé.

Facture proforma pour vente en gros

Une société de vente en gros de vêtements reçoit une grande commande d'un détaillant pour la nouvelle collection de la saison. Le grossiste crée une facture pro forma pour les articles commandés, les quantités, les prix unitaires, les remises pour le distributeur, les frais de transport et les délais de livraison.

Le détaillant utilise cette facture pro forma pour valider la commande, planifier l'achat. Le paiement peut être effectué sur la base de cette facture pro forma avant que les vêtements ne soient expédiés.