Configuration de votre compte Devinstock
La mise en place ou la migration de votre système vers Devinstock est similaire a la création d'une entreprise dans le monde réel. Heureusement, c'est simple et intuitive et ce n'est pas aussi difficile que cela et vous avez la possibilité de faire un essai de chaque operation avant de la validation finale. Pour réussir une configuration de votre système de gestion, le responsable du compte doit consacrer du temps pour effectuer la mise en œuvre avec un soin.
Habituellement, cela ne doit pas être considéré comme une long tache vous aurez besoin de quelque configuration pour commencer l'utilisation. Vous trouverez ici les options de configuration globale:
1- choix de votre espace de travail
Cliquez sur le lien "Menu" de votre Workspace, puis sélectionnez "Préférences de compte". Vous avez la possibilité de travailler avec plusieurs comptes et de basculer entre eux depuis la même interface.
2- Choix de langue
Pour changer la langue (français ou anglais pris en charge), cliquez sur "Langue". Devinstock prendra en charge plusieurs langues d'utilisation, la prochaine étant la langue arabe.
3- Information de votre espace de travail
Vous pouvez définir le nom de votre compte d'entreprise, y associer une image, spécifier l'e-mail lié au compte, et également changer votre mot de passe, définir le secteur d'activité, etc.
4- Configuration des nominations de documents
Vous pouvez définir la manière dont les noms et références de vos comptes, produits, factures, bons de livraison, bons de réception seront générés automatiquement. Vous avez la possibilité d'ajouter des éléments au format des comptes tels que la racine, les séparateurs, l'année, le nombre de chiffres pour les suffixes (1, 2, 3, etc.).
Par exemple: racine-année-xxx
- Un Compte aura comme référence C-0001
- Un devis aura comme référence Dev-2024-001
- Un Bon de Livraison aura comme référence: BL-001
- Une Facture de vente aura comme référence: FA-2024-001
- Un Bon de Commande achat aura comme référence: BC-2024-001
- Une Transaction de paiement aura comme référence: TR-2024-001
5- Configuration des étiquettes
Les étiquettes diffèrent des statuts de cartes, par exemple, vous pouvez ajouter des cartes d'opportunités et attacher une étiquette "en ligne" ou "en personne" pour définir la manière dont la carte d'opportunité sera traitée ou pour déterminer le type de campagne publicitaire, le type de prospect, et les étapes de préparation du suivi telles que l'e-mail ou WhatsApp ..
6 - Personnalisation du modèle PDF des documents
Vous avez la possibilité de choisir entre deux modèles de design de documents, d'ajouter les en-têtes de vos documents (logo et informations), d'adapter les couleurs de chaque document, et de modifier les informations à afficher pour l'expéditeur et le destinataire, afficher le sujet et la description, les conditions de réglements, les notes .. etc
Et vous avez la possibilité d'ajouter un pied de page à vos documents en modifiant simplement le texte html en bas du document. Vous pouvez personnaliser le contenu du pied de page selon vos besoins spécifiques, en incluant des informations supplémentaires, des coordonnées, ou tout autre élément pertinent pour vos documents.
6- Définir les catégories de dépenses
La classification des dépenses facilite l'analyse des coûts, offrant ainsi des informations précieuses pour l'optimisation de vos budgets. En comprenant où vont les ressources financières, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées pour maximiser l'efficacité opérationnelle et identifier des opportunités d'économies futurs. Vous avez une liste prédéfinis et vous pouvez activer/modifier que ceux qui vous concerne.
Exemple: Frais de stockage et de logistique, frais de transport, salaires et avantages sociaux, frais de marketing et de publicité, frais de vente, frais de technologie et informatiques, frais de location, impôts et taxes, frais d'entretien ..
6- Définir les catégories de recettes des ventes
La définition des catégories de recettes est une étape essentielle dans la gestion financière de votre entreprise. Ces catégories permettent de classifier et d'organiser les différentes sources de revenus, offrant ainsi une vision claire de la provenance des fonds. Les catégories de recettes couramment utilisées:
Vente de produits, vente de services, versement, transfert interne, augmentation du capital, remboursement de TVA
7- Ajouter un compte bancaire et un compte de caisse
Vous pourrez ajouter/gérer des comptes bancaires pour votre société avec la devise qui convient, ainsi qu'un compte de caisse. Bien que cette étape soit facultative pour débuter l'utilisation, vous en aurez besoin ultérieurement. Un compte bancaire est essentiel pour effectuer des transactions, que ce soit par modalités de paiement telles que virement ou transfert. Avoir des comptes bancaires configurés vous permettra d'organiser plus efficacement vos opérations financières et de faciliter le suivi de vos transactions.
8- Mode de paiements
L'ajout de modes de paiement est une étape cruciale dans la gestion de votre système financier. Vous bénéficiez ainsi de la flexibilité nécessaire pour répondre aux divers besoins de transactions. Que ce soit par carte de crédit, virement bancaire, cash ou autre méthode, la diversité des modes de paiement offre à votre entreprise une adaptabilité financière.
9- Devises
Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d'opérer dans différentes monnaies (dollar, euro. dirham, etc), ce qui s'avère essentiel si vous menez des activités internationales ou si vous traitez avec des clients et des fournisseurs dans des régions diverses. Tous les calculs seront consolidés à la devise de base, cela signifie que toutes les opérations financières et les montants seront agrégés et exprimés dans la devise principale que vous avez définie pour votre système financier. Cette pratique facilite la gestion et la compréhension des données financières, en les présentant dans une seule devise de référence.
9- Définir les pourcentages TVA
la TVA constitue un élément central des finances d'une entreprise, nécessitant une gestion précise pour assurer la conformité fiscale et maintenir des opérations financières transparentes. Le taux de TVA peut varier en fonction du type de produit 0%, 7%, 20% ou service et de la législation fiscale en vigueur dans votre pays.
10 - Définir les autres configurations tels que: profile, email et notifications
Enfin, vous pouvez configurer les paramètres du profil, de l'e-mail et des notifications pour personnaliser votre expérience utilisateur. Le profil vous permet de présenter de manière complète votre identité professionnelle, tandis que les préférences e-mail vous permettent d'adapter la communication selon vos besoins. Les configurations liées aux notifications sont aussi importantes pour rester informé en temps réel des événements importants.
